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En este punto detallaremos el circuito de cuentas por cobrar. Como se explicó en el punto anterior, para poder vender a crédito, es necesario ingresar los datos del cliente al sistema e indicar el límite máximo de crédito que se desea otorgar.
Para un cliente nuevo o que no posea crédito acordado se deberá agregar un nuevo renglón a los tipos de créditos del cliente. En el tipo de crédito se debe indicar "Cuenta Corriente" e ingresar el importe máximo de crédito a otorgar.
Las operaciones a crédito actualizan el monto utilizado de crédito y disminuyen en consecuencia el disponible. Es importante tener en cuenta que el sistema incorpora al saldo del cliente solamente los movimientos cuya fecha de vencimiento sea inferior o igual a la actual del sistema. Por ello los movimientos en cuotas solamente afectarán el saldo luego de que se vencen.
Para asentar el pago de un cliente se debe acceder a la ficha de cuenta corriente y luego presionar el botón de Nuevo (F3) en la barra de herramientas. Esta opción presenta una ventana para ingresar un movimiento en la cuenta del cliente; se debe indicar el tipo de comprobante a ingresar (por defecto es Recibo de Pago) pero puede ser una nota de débito o crédito u otra operación definida por el usuario.
Se indicará además el número del comprobante, la fecha de vencimiento y el código de operación que está predeterminado por el comprobante aunque puede ser modificado por el usuario para clasificar los movimientos según criterios especiales.
Por último se debe ingresar el importe de la operación. En la solapa de valores, se indica la manera en que se incorpora el pago al módulo de tesorería: en efectivo o en cheque.
En efectivo, comprende tanto el dinero como otros valores que se reflejan en cuentas de tesorería: moneda extranjera, cuentas bancarias, cupones de tarjetas, etc.; si es en cheques se puede ingresar de manera directa los datos para el libro de cheques.
En ambos casos se debe presionar el botón de Nuevo (F3) en la barra de herramientas e indicar el número de comprobante (recibo, por ejemplo) que esta afectando la operación de tesorería, pudiendo además cambiar la cuenta y el código de operación.
En la solapa de Pagos se imputan los comprobantes que se están cancelando con este pago, el sistema pregunta si se desea auto asignar los comprobantes desde el más antiguo al mas nuevo. Si se responde de manera afirmativa el sistema distribuye el monto pagado a partir del comprobante impago mas viejo siguiendo con los restantes en orden cronológico, de otra manera no imputa el pago y permite al usuario ingresar los montos para cada comprobante. Si no se imputa el pago en su totalidad este queda a cuenta pudiendo más tarde modificar el recibo para imputarlo a los comprobantes de manera definitiva.
Al guardar el movimiento, el sistema presenta un dialogo de impresión que permite seleccionar la impresora para emitir el recibo de pago. El formato por defecto del recibo es de hoja completa y detalla los valores recibidos y las facturas que se cancelan.
En este ejercicio veremos el manejo de la cuenta corriente de un cliente.
Primero accederemos al módulo de clientes y posicionaremos el cursor sobre el cliente al cual queremos modificar su cuenta.
Seleccionar el cliente 2 y presionar el botón CUENTA de la barra de herramientas.
Presionar la tecla F3 o el botón Nuevo. Se abrirá la ventana de "Datos de Movimientos de Clientes" donde ingresaremos:
Tipo de Comprobante
Seleccionar RECIBO DE PAGO.
Número de Comprobante
Ingresar 1.
Fecha
Ingresar la fecha actual.
Vencimiento
Ingresar la fecha actual mas 15 días.
Código de Operación
Seleccionar RECIBO DE PAGO.
Tipo de Operación
Salida.
Importe
Ingresar 2,00.
Ir a la solapa "Valores" para agregar valores al recibo de pago.
Verificar que esté seleccionado en 'Formas de Pago" la opción EFECTIVO. Para cargar un valor en efectivo, presionar la tecla F3 o el botón Nuevo e ingresar los siguientes datos en la tabla:
Cuenta
Seleccionar CAJA EFECTIVO.
Cód. Op.
Seleccionar MOVIMIENTO DE ENTRADA.
Fecha
Ingresar la fecha actual.
Venc.
Ingresar la fecha actual.
Comp.
Seleccionar COMPROBANTE DE TESORERÍA.
Nro.
Ingresar 1.
Importe
Ingresar 1,00.
Estando en la misma solapa Valores, seleccionar en "Formas de pago" Cheques, presionar el botón Nuevo e ingresar los siguientes datos.
Cheque
Ingresar 123456.
Fecha
Ingresar la fecha actual.
Venc.
Ingresar la fecha actual.
Clearing
Dejar en blanco.
Días Créd.
Dejar en blanco.
Moneda
Seleccionar PESOS.
Importe
Dejar el que el sistema ingresa.
Cuenta de Tesorería
Seleccionar CHEQUES EN CARTERA.
Banco
Ingresar RIO.
Sucursal
Ingresar 1.
Numero de cuenta
Ingresar 2244.
Titular
Ingresar JUAN PÉREZ.
CUIT / CUIL / DNI
Dejar en blanco.
Observaciones
No ingresar nada.
Presionar la solapa de Pagos.
Tildar la opción "Mostrar comprobantes impagos".
Confirmar que se desea auto asignar facturas.
Guardar e Imprimir el Recibo. Con este recibo de pago por el total de $2, queda asentado que el cliente pagó $2.
