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El circuito de inventario permite mantener el control del stock de la empresa, registrar los movimientos extraordinarios que no correspondan a ventas o compras y comparar las existencias reales contra las que arroja el sistema.
El proceso de control de inventario comienza con la carga del recuento físico de productos para generar el stock inicial dentro del sistema.
Por razones operativas, cuando se maneja mucha mercadería resulta muy complicado detener el negocio para realizar un inventario. Por este motivo, se separa el recuento físico de su registro en el sistema. Simplemente, se recuenta la mercadería fuera del horario de ventas y luego se ingresa de manera diferida en la carga de inventario, cuando se ha verificado el recuento se puede proceder a realizar el ajuste indicando una fecha y hora anterior. Por ejemplo, en un supermercado se puede inventariar un sector a la noche y realizar la carga en el sistema durante la mañana para realizar el ajuste al mediodía. Aunque el inventario ya ha sido afectado por nuevos movimientos, el sistema inserta el ajuste con fecha y hora de la madrugada para que en la ficha de stock se refleje el saldo correcto al principio del día.
El sistema registra de manera automática los movimientos de inventario que resultan de las operaciones de compra y venta dentro del sistema. Sin embargo, existen otros tipos de operaciones que implican un movimiento de inventario que deben ser asentadas en el sistema para asegurar que este refleje la realidad. Por ejemplo, las transferencias entre sucursales, las roturas, el consumo del personal, los insumos que se utilizan dentro de la empresa, etc.
Para registrar transferencias entre sucursales se pueden indicar el motivo de ingreso y motivo de egreso de manera simultánea, marcando también de que sucursal sale la mercadería y en cual entra.
