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Operación CheckOUT Easy Retail
Si aún no ha instalado y configurado el sistema es recomienda revisar el
documento Instalación CheckOUT Easy Retail
antes de continuar. La información de este texto se basa en los conceptos
explicados en ese otro documento.
En el documento Configuración CheckOUT Easy Retail se describe como adaptar el sistema para
ajustarse mejor a la forma de trabajar del cliente. Se puede modificar la
impresora y otros dispositivos de hardware asociados, modificar los niveles de
seguridad que requiere cada operación y configurar el envió de informes por
correo electrónico durante el cierre de turno
Ingreso al Sistema
Abrimos el programa Checkout POS, del cual el instalador creo un acceso
directo en el escritorio.
La pantalla de inicio presenta una ventana para
ingresar el usuario del sistema y su contraseña. El usuario que crea el
asistente de instalación es el administrador con el número 1 y la clave es la
que se definió el asistente de instalación
Vender Productos
Luego de ingresar el usuario y clave el sistema
presenta una ventana con el área de ingreso de productos, sobre la izquierda el detalle de los ítems ingresados y el monto total;
al centro un panel touchscreen con botones para acceder a los departamentos y
productos y sobre la derecha un menú de comandos con un teclado numérico.
Seleccionando uno de los
departamentos el sistema muestra los ítems que contiene
Marcando un producto se
agrega a la lista
Normalmente la venta de los productos se realizará
leyendo el código de barras de los productos con un scanner.
Para ello simplemente se debe acercar el producto al
lector y si se encuentra registrado en la base de datos el sistema agrega una
unidad a la lista
El mismo resultado se
obtiene ingresando el código de barras manualmente por el teclado o ingresando el
código interno del producto. También si se registró un código alfanumérico se
puede ingresar y encontrara el producto
El sistema acepta el
ingreso de código de barras , texto y comandos tanto por teclado como de
dispositivos especiales como scanners o usando la interface touchscreen. La mayoría
de los botones de comando poseen teclas de función asociadas.
Eliminar productos de una orden
Para eliminar un ítem que se ingresó por error o que
el cliente no desea se debe hacer click sobre el producto y presionar el botón Anula
Dependiendo de la
configuración de seguridad podría solicitar la autorización de un supervisor
para continuar con la operación.
ANULAR UNA VENTA
Presionando Atrás
durante la venta es posible anular toda la venta ingresada. Dependiendo de la configuración de seguridad podría solicitar la
autorización de un supervisor para continuar con la operación.
OTROS COMANDOS
La tecla Touch
permite cambiar la vista ocultando o mostrando el panel touch
Para realizar una venta de mas de una unidad de un
producto es posible utilizar el teclado numérico con la siguiente secuencia:
- Marcar la
cantidad de unidades
- Presionar el botón
Cant en el teclado numérico
- Marcar el
producto que se desea agregar
El botón Numpad permite ocultar o mostrar el
teclado numérico para acceder a mas comandos del menú
PRECIOS Y DESCUENTOS
Es posible modificar los precios de productos o realizar
descuentos individuales utilizando la tecla Precio y Descuento. Se
debe presionar la tecla Precio o Descuento y luego el producto a vender
Se debe indicar el monto o porcentaje de descuento a
aplicar al producto. Al aceptar el ítem se agrega con el nuevo valor
AUTORIZACION DE OPERACIONES
Se puede configurar el sistema para que algunas
operaciones requieran de la autorización de un operador con mayor nivel de
seguridad. Estas operaciones son puntos de control como por ejemplo el cambio
de precios, descuentos, anulaciones o movimientos de fondos.
Si una operación requiere autorización el sistema
presentara una ventana donde informara cual es la operación y el nivel
requerido para autorizarla.
El nivel de la operación se compara con del operador
que autoriza y este debe poseer un numero de nivel igual o inferior al de la
operación a autorizar. Los administradores tienen un nivel 100, los
supervisores 250 y los operadores 800. Una operación que requiere nivel 450
podrá ser autorizada por un administrador o supervisor, pero no por un
operador.
Para autorizar la operación es necesario que se
ingrese el numero o alias del operador y su contraseña. Si el operador tiene un
id de tarjeta asociado se puede validar simplemente pasando la tarjeta por el
lector.
En la configuración por defecto ninguna transacción
solicita autorización de supervisor para facilitar el manejo del sistema. En el documento Configuración
CheckOUT Easy Retail se describe
como modificar los niveles de seguridad para restringir o habilitar operaciones
especificas
PRODUCTO NO ENCONTRADO
Cuando se realiza la lectura de un código de barras
desde el scanner y el producto no existe en la base de datos o la lectura es errónea
el sistema detiene el ingreso de productos para evitar que el cajero pase por
alto el error y no cobre el producto.
BUSQUEDA POR CODIGO
Una
Una función usual es la consulta de precios o de
existencia de productos sin realizar su venta. Para ello se utiliza el botón de
Busca x Código
Se debe ingresar el código a buscar por scanner o manualmente
y si existe el sistema muestra información del producto.
BUSQUEDA POR DESCRIPCION
En algunos casos donde los productos no tienen código de
barras y no se encuentran asociados al touchscreen existe la alternativa de
buscar al producto ingresando la descripción. Para ello se presiona el botón Buscar
.
Ingresando los primeros caracteres y luego Enter el
sistema mostrara una lista de todos los productos que cumplen el criterio.
Haciendo click sobre una línea se agrega a la venta el producto
SUSPENDER / RECUPERAR VENTA
Cuando un cliente necesita temporalmente suspender la
venta pero no se desea perder la información de todos los productos ingresados
se puede utilizar la tecla Suspender
para guardar los ítems ingresados y poder continuar realizando otra venta
El resultado de presionar suspender es que desaparecen
los productos de la lista y el sistema queda listo para ingresar otra operación.
Para recuperar una transacción suspendida se debe utilizar la misma tecla Suspender, pero cuando aun no se a
ingresado ningún producto
El sistema presenta una lista de transacciones
suspendidas y permite seleccionar la que desea recuperar. Haciendo click en la línea
se recuperan los ítems guardados
Todas las transacciones suspendidas deben ser
recuperadas y cerradas antes de realizar un cierre de turno
SUBTOTAL
Al finalizar el ingreso de productos se presiona la
tecla Total para acceder al ingreso de pagos y ver el subtotal de la venta.
En cualquier momento antes de cerrar de manera
definitiva la venta es posible presionar la tecla Atrás y regresar al ingreso de productos. Esto cancelara todos los
pagos y descuentos registrados
DESCUENTOS SOBRE EL TOTAL
Es posible aplicar descuentos al monto facturado. Se
debe digitar el porcentaje de descuento y luego presionar la tecla DESCUENTO
El sistema mostrara el descuento y el total
actualizado
PAGO Y CIERRE DE LA VENTA
En la misma ventana de medios de pago se puede registrar
el pago y realizar el cierre de la venta.
A la izquierda hay botones de acceso rápido a medios
de pago y denominaciones para la cancelación rápida de la cuenta. Si se
selecciona un billete y el monto de este es igual o superior al total la venta
es cerrada automáticamente y el sistema calcula el cambio
Si se selecciona Efectivo o una tarjeta como VISA el
sistema pedirá se ingrese el monto de pago, presionando el botón ENTER el
sistema asume el total de la cuenta, si se ingresa un valor menor al total el
sistema muestra el nuevo subtotal pendiente.
Cancelando con otro medio de pago el total se cierra
la operación
El sistema exhibe por unos instantes un resumen de la
transacción con el total pagado y el cambio
Se imprime el comprobante de ventas en la impresora
default de Windows.
CERRAR SESION Y SALIR DEL SISTEMA
Si un operador deja el punto de venta de manera
temporal es recomendable que cierre la sesión para que nadie pueda ingresar
transacciones bajo su nombre.
Desde el ingreso de productos se presiona ATRÁS y el
sistema muestra una lista de documentos
Se presiona una vez más ATRÁS o la tecla escape y el
sistema cierra la sesión y muestra la pantalla para ingreso
Se presiona Cancelar o la tecla escape y el sistema
consulta si se desea entrar nuevamente en sesión
Respondiendo No el sistema pregunta si se desea salir
Confirmando con SI se cierra el punto de venta
ADMINISTRACION
Para manejar la
información del sistema y realizar movimientos de inventario se puede utilizar
le módulo de administración que se encuentra disponible en el menú de la
derecha en el botón Admin
Seleccionando la
opción Información del Sistema se accede a un nuevo menú de tablas para
consultar, agregar, modificar y eliminar datos.
Productos permite
acceder a una lista de los productos ingresados
Marcando el titulo
de la columna es posible cambiar el orden de la lista y habilitar la búsqueda
de información por el campo seleccionado.
Doble click sobre
una línea habilita a modificar la información del producto.
El botón Inventario
/ Costos permite modificar la información de costo y margen para llegar al
precio de venta. Ingresar la unidad de medida de compra y registrar el punto de
pedido
Presionando GUARDAR se registran los cambios
ingresados
PROVEEDORES
En la lista de información del sistema, la opción
Proveedores permite crear nuevos proveedores. Seleccionando el botón NUEVO se
crea un nuevo registro para un proveedor
Guardar y Retornar regresa al menú de opciones
INGRESO DE COMPRAS
En el menú principal del módulo de administración se
encuentra la opción MOVIMIENTOS DE INVENTARIO que permite el ingreso de compras
para actualizar el inventario de los productos
Se debe ingresar el numero de comprante de compra y
seleccionar el proveedor de la lista desplegable. Se puede modificar la fecha
de la operación y agregar una leyenda libre con comentarios sobre la
transacción
Es importante ingresar el total del documento ya que
el sistema controlara el total de los ítems ingresados para que coincida con
este valor
Doble click sobre un
producto en la lista de la derecha lo agrega al detalle
Con el botón AGREGAR
PRODUCTO se pueden agregar más líneas y en casillero de buscar se puede ingresar
la descripción de un ítem a agregar siempre seleccionándolo con doble click en
la lista
Una vez finalizado
el ingreso de todos los productos con el botón GUARDAR COMPRA se confirma la
transacción y se actualiza el inventario
Ingresando nuevamente
en información del sistema, en productos y en el detalle de inventario de un
ítem, se puede ver en la solapa de inventario el detalle de los movimientos del
ítem, con la compra recién registrada
REPORTES
En el menú principal del módulo de administración se
encuentra la opción REPORTES que permite consultar e imprimir informes de las
transacciones ingresadas al sistema
Seleccionando
REPORTES el sistema presenta una lista de los informes disponibles.
Seleccionando un reporte se presenta una ventana que permite ingresar una fecha
inicial y final para filtrar el rango de transacciones a recuperar. Presionando
el botón RECUPERAR se podrá visualizar una vista previa de cómo se emite el
reporte y avanzar entre sus múltiples paginas
Presionando el botón
de IMPRIMIR el sistema solicitará se ingrese la impresora de destino donde se
emitirá el reporte impreso
Seleccionando
REPORTES el sistema presenta una lista de los informes disponibles.
Seleccionando un reporte se presenta una ventana que permite ingresar
CIERRE DE TURNO
El sistema denomina a un día de trabajo JORNADA y
dentro de ella pueden existir múltiples subtotales parciales denominados
TURNOS. Por ejemplo, un cajero trabaja de 8 a 14, finaliza su turno, cuenta el
dinero y realiza un cierre de turno; a continuación, el cajero que lo reemplaza
inicia un nuevo turno de 14 a 20 horas y al finalizar realiza otro cierre de
turno, como es el final de la jornada se realiza la operación CIERRE DEL DIA.
Este dia de trabajo contara con dos turnos y cada uno de ellos consta de
rendiciones independientes que detallan el total de la venta con la división en
medios de pago, estadísticas por departamento e impuestos y otros reportes de
control.
Cuando un operador ingresa en sesión al iniciar el día
de trabajo el sistema crea de manera automática un turno. Cada transacción que
se registra en el sistema es responsabilidad del operador que se encuentra en
sesión, si existen camareros que cobran de manera independiente, estas
transacciones también son registradas en el turno, pero a nombre de cada uno de
los responsables. Si un operador sale de sesión e ingresa un nuevo cajero sin
cerrar el turno entonces el sistema mantendrá subtotales separados de lo
cobrado por cada uno de ellos y lo reflejara de esta manera el realizar el
cierre
Para realizar el cierre de turno se debe acceder al
menú de documento presionando la tecla ATRÁS
En la ventana de documentos presionar la techa SESION
a la derecha
Aparece una lista de opciones del menú de sesión,
seleccionar CIERRE DE TURNO. E sistema solicitara confirmación para continuar
Confirmando la operación el sistema emite varios
comprobantes con el total de ventas por medio de pago para cada operador que
haya registrado transacciones en este punto de venta y un resumen del turno.
También se emite un reporte estadístico de ventas con la información resumida
del turno y otro con estadísticas de venta por departamento
La información que se refleja en los reportes incluye
todas transacciones generadas en el punto de venta desde el ultimo cierre de
turno. Normalmente esto corresponde a la venta parcial del día, pero si no se
realiza el cierre de turno al finalizar el día, los totales se continúan
acumulando al día siguiente con lo que pueden abarcar varias fechas.
Si se ha configurado en el sistema el envió por correo
electrónico los reportes de cierre y otros reportes seleccionados se envían por
ese medio a las cuentas de destino ingresadas además de imprimirse localmente.
Al finalizar con éxito el cierre de turno el sistema
consulta si se desea realizar un cierre del día. Solo se debe responder
afirmativamente si se trata del ultimo turno del día, de esta manera se emite
un reporte resumen de los turnos operados y se cierra la jornada.