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Operacion CheckOUT Easy Restaurant
Si aún no ha instalado y configurado el sistema es recomienda revisar el
documento Instalación CheckOUT Easy
Restaurant antes de continuar. La información de este texto se basa en los
conceptos explicados en ese otro documento.
En el documento Configuración CheckOUT Easy Restaurant se describe como adaptar el sistema para
ajustarse mejor a la forma de trabajar del cliente. Se puede modificar la
impresora y otros dispositivos de hardware asociados, modificar los niveles de
seguridad que requiere cada operación y configurar el envió de informes por
correo electrónico durante el cierre de turno
Ingreso al Sistema
Abrimos el programa Checkout POS, del cual el instalador creo un acceso
directo en el escritorio.
La pantalla de inicio presenta una ventana para
ingresar el usuario del sistema y su contraseña. El usuario que crea el
asistente de instalación es el administrador con el número 1 y la clave es la
que se definió el asistente de instalación
Ingresar una orden a una Mesa
Luego de ingresar el usuario y clave el sistema
presenta una ventana con el plano de mesas.
El color de cada mesa refleja su estado:
Blanca Libre
Roja Bloqueada,
en uso por otra terminal
Verde Ocupada,
la mesa tiene un pedido ingresado
Naranja La
mesa se encuentra a cobrar, se emitió una precuenta
Gris La
mesa fue cerrada y se encuentra sucia
Se pueden abrir las mesas en cualquiera de los estados
salvo en el caso que se encuentre bloqueada. Solo se puede ingresar una orden a
una mesa desde una terminal a la vez.
Para acceder a una de las
mesas recientemente creadas simplemente se hace click en el touchscreen o con
el Mouse.
En la apertura de una mesa
el sistema solicita la cantidad de cubiertos (clientes) que se servirán a fines
de calcular una estadística de promedio de venta por comensal.
A continuación, el
sistema solicita se identifique el camarero que servirá esta mesa. Solamente se
encuentra disponible el camarero Unico que es la opción por defecto.
Para continuar seleccionamos
un camarero haciendo click en su imagen.
La imagen siguiente muestra
el estado actual de la mesa, sobre la izquierda el detalle de los ítems
ingresados y el monto total; al centro un panel touchscreen con botones para
acceder a los departamentos y productos y sobre la derecha un menú de comandos
con un teclado numérico.
Seleccionando uno de los
departamentos el sistema muestra los ítems que contiene
Marcando un producto se
agrega a la lista
Se presiona el botón Atrás
y regresamos a los departamentos, nuevamente el botón Atrás nos lleva al plano
de mesas
La mesa a la que se ingreso
el pedido cambio de color a verde y ahora muestra el estado Ocupada.
Como los productos enviados
tenían asociado un sector de comandas el sistema imprime la orden en la
impresora seleccionada.
Abrimos nuevamente la misma
mesa y procederemos a agregar un producto de parrilla
Como el producto tiene
asociado una propiedad que obliga el ingreso de la preparación se abre una
ventana para solicitar la cocción de la carne. Seleccionando una de las
opciones inmediatamente la ventana ofrece la opción de agregar una guarnición
Una vez seleccionada
guarnición se debe presionar enviar para ingresar el producto con sus
comentarios. Es posible antes agregar comentarios libres.
La guarnición al tratarse
de un modificador se agrega como un producto separado pero con precio 0
Eliminar productos de una orden
Para eliminar un ítem que se ingresó por error o que
el cliente no desea se debe hacer click sobre el producto y presionar el botón
Anula
Si el producto se ingreso
en la misma sesión y aun no se había enviado una comanda al centro de
producción no habrá controles para eliminarlo. Si por el contrario ya fue
enviado al sector de comanda el sistema generara una nueva comanda informando
la anulación y dependiendo de la configuración de seguridad podría solicitar la
autorización de un supervisor para continuar con la operación.
Comensales y Tiempos
Es posible establecer un numero de posición o comensal
antes de ingresar cada producto de manera de registrar que ítems ordena cada
cliente. Antes de ingresar el producto se presiona la tecla Comensales
Se presenta una ventana que permite seleccionar un
numero de comensal.
Luego al agregar uno o mas
productos estos quedan asociados al número indicado.
También se puede asignar un
comensal a un producto que ya había sido ingresado seleccionándolo y
presionando la tecla Comensales
De la misma manera es
posible asignar un tiempo (entrada, plato principal, postre) a un producto.
Seleccionando el producto y presionando la tecla Tiempos
Seleccionando el tiempo
este queda asociado al producto. La comanda que se envía a la cocina es
dividida de manera automática por tiempos y comensales
OTROS COMANDOS
La tecla Touch permite cambiar la vista ocultando o
mostrando el panel touch
Para realizar una venta de mas de una unidad de un
producto es posible utilizar el teclado numérico con la siguiente secuencia:
- Marcar la
cantidad de unidades
- Presionar el botón
Cant en el teclado numérico
- Marcar el
producto que se desea agregar
El botón Numpad permite
ocultar o mostrar el teclado numérico para acceder a mas comandos del menú
PRECIOS Y DESCUENTOS
Es posible modificar los precios de productos o realizar
descuentos individuales utilizando la tecla Precio y Descuento. Se debe
presionar la tecla Precio o Descuento y luego el producto a vender
Se debe indicar el monto o porcentaje de descuento a
aplicar al producto. Al aceptar el ítem se agrega con el nuevo valor
De esta manera es también posible realizar
invitaciones marcando precio 0 o descuento de 100%
Otra manera de cambiar el precio es modificar el valor
de un producto ya agregado a una adición. Esto se consigue marcando el botón
Precio o Descuento y haciendo click en la lista sobre el producto a cambiar
AUTORIZACION DE OPERACIONES
Se puede configurar el sistema para que algunas
operaciones requieran de la autorización de un operador con mayor nivel de
seguridad. Estas operaciones son puntos de control como por ejemplo el cambio
de precios, descuentos, anulaciones o movimientos de fondos.
Si una operación requiere autorización el sistema
presentara una ventana donde informara cual es la operación y el nivel
requerido para autorizarla.
El nivel de la operación se compara con del operador
que autoriza y este debe poseer un numero de nivel igual o inferior al de la
operación a autorizar. Los administradores tienen un nivel 100, los
supervisores 250 y los operadores 800. Una operación que requiere nivel 450
podrá ser autorizada por un administrador o supervisor, pero no por un
operador.
Para autorizar la operación es necesario que se
ingrese el numero o alias del operador y su contraseña. Si el operador tiene un
id de tarjeta asociado se puede validar simplemente pasando la tarjeta por el
lector.
En la configuración por defecto ninguna transacción
solicita autorización de supervisor para facilitar el manejo del sistema. En el documento Configuración
CheckOUT Easy Restaurant se describe
como modificar los niveles de seguridad para restringir o habilitar operaciones
especificas
CONTROL DE CONSUMICION
Para generar una pre-cuenta de control previo al
cierre de la mesa se debe abrir la mesa y presionar TOTAL
El sistema muestra el subtotal de la operación, los
impuestos y presionando la techa PRETICKET
se emite un comprobante de control
Antes de emitir el preticket el sistema solicita se
confirmen la cantidad de cubiertos de la mesa
La mesa queda en estado A COBRAR y el color cambia a
naranja
DESCUENTOS SOBRE EL TOTAL
Es posible aplicar descuentos al monto facturado. Para
ello se debe abrir la mesa y presionar la tecla TOTAL para pasar al subtotal
Se debe digitar el porcentaje de descuento y luego
presionar la tecla DESCUENTO
El sistema mostrara el descuento y el total
actualizado
PAGO Y CIERRE DE LA MESA
En la misma ventana de medios de pago se puede registrar
el pago y realizar el cierre de la mesa.
A la izquierda hay botones de acceso rápido a medios
de pago y denominaciones para la cancelación rápida de la cuenta. Si se
selecciona un billete y el monto de este es igual o superior al total la mesa
es cerrada automáticamente, el sistema calcula el cambio y solicita la
confirmación de la cantidad de cubiertos.
Si se selecciona Efectivo o una tarjeta como VISA el
sistema pedirá se ingrese el monto de pago, presionando el botón ENTER el
sistema asume el total de la cuenta, si se ingresa un valor menor al total el
sistema muestra el nuevo subtotal pendiente.
Si se selecciona Efectivo o una tarjeta como VISA el
sistema pedirá se ingrese el monto de pago, presionando el botón ENTER el
sistema asume el total de la cuenta, si se ingresa un valor menor al total el
sistema muestra el nuevo subtotal pendiente.
Cancelando con otro medio de pago el total se cierra
la operación
El sistema solicita la cantidad de cubiertos y luego
exhibe por unos instantes un resumen de la transacción con el total pagado y el
cambio
Una vez cerrada la mesa queda en estado SUCIA
El sistema genera un comprobante con los datos de la
empresa, detalle de la mesa, camarero , productos , impuestos y total.
La mesa en estado sucia puede ser abierta de la misma
manera que una que esta en estado libre. Se puede limpiar presionando el botón
Limpiar a la derecha y haciendo click sobre la mesa.
DIVIDIR MESAS
Si un cliente solicita cuentas separadas el sistema
proporciona una herramienta que permite dividir una adición hasta en 10
submesas
Para dividir una cuenta presionamos en el plano de
mesas el botón Dividir y luego la mesa a separar
El sistema presenta una ventana que permite dividir la
cuenta. Presionamos el botón DIVIDIR CUENTA y a continuación se debe hacer
click sobre la mesa de origen y a continuación elegir una de las submesas de la
derecha
El sistema muestra todos los ítems que tiene la mesa
de origen y permite marcar cada uno y elegir la cantidad a pasar a la submesa.
Para finalizar presionamos nuevamente DIVIDIR CUENTA y
el sistema pide confirmación antes de guardar los cambios
Confirmando los cambios el sistema muestra ahora como
ocupada la mesa origina y la submesa actualizada. Se puede continuar dividiendo
la mesa en mas subcuentas repitiendo el proceso anterior
Al regresar al plano la mesa aparecerá con una línea
negra que la cruza horizontalmente. Esto indica que esta dividida. Al abrir una
mesa dividida el sistema siempre presentará la ventana de división y se podrá
de esta manera seleccionar con cual submesa se desea operar. Cada submesa se
puede manejar como una mesa independiente pudiendo emitir preticket y ser
cerrada con uno o mas medios de pago separadamente de las demás.
MOVER MESA
Si un cliente que ha realizado un pedido en una mesa
decide mudarse a otra diferente se puede mover el pedido utilizando el botón
MOVER en el plano de mesas. Se presiona MOVER y luego la hacer click en la mesa
de origen el sistema presenta un mensaje solicitando se seleccione la mesa de
destino. Con otro click se selecciona la mesa donde se moverán los consumos y
el sistema solicita confirmación de la operación.
Luego de la confirmación se actualiza el plano para
reflejar el movimiento
LIMPIAR MESA
Cuando es necesario eliminar una orden completa de una
mesa se puede usar la opción de limpiar la mesa. Presionando el botón de LIMPIAR
y luego haciendo click en una mesa ocupada
VENTA DIRECTA SIN MESA
Si se desea registrar una venta directa, que no se
acumula en una adicion sino que se vende y cobra en el mismo momento
presionamos en el plano de mesas el botón QUICK
.
Es necesario confirmar el camarero que realiza la
venta o UNICO si no hay un camarero asociado y luego se ingresan los productos
finalizando con total
Al igual que el cierre de mesa se ingresa el medio de
pago y se cierra la operación
PARA LLEVAR Y TAB
Cuando es necesario mantener una cuenta pendiente pero
no se trata de una mesa sino de un cliente que se sienta en una barra (TAB) o
que realiza un pedido para llevar (TAKEOUT) el sistema maneja una secuencia de
numero de pedido independiente y permite además asociar un nombre a la cuenta.
Para iniciar una operación de TAB o TAKEOUT se
presiona en el plano de mesas el botón respectivo de la derecha
El sistema solicita el nombre del cliente asociado al
pedido y luego contina de la misma manera que cualquier adiciona a mesa,
solicita los cubiertos, camarero y los productos asociados. Las comandas se
diferencian por que indican el tipo de operación (TAB o TAKEOUT) e incluyen el
nombre del cliente
Luego de un pedido de TAB o TAKEOUT desparece el plano
y el sistema muestra una lista de pedidos
Es posible abrir un pedido o mesa de manera directa en
esta lista haciendo click en la línea. Se puede alternar la vista de pedidos o
plano de mesas haciendo click en el botón de la derecha PLANO DE MESAS. Al
presionarlo muestra el plano y el botón cambia a LISTA DE PEDIDOS que podemos
usar para volver a la lista
CERRAR SESION Y SALIR DEL SISTEMA
Si un operador deja el punto de venta de manera
temporal es recomendable que cierre la sesión para que nadie pueda ingresar
transacciones bajo su nombre.
Desde el plano de mesas se presiona ATRÁS y el sistema
muestra una lista de documentos
Se presiona una vez más ATRÁS o la tecla escape y el
sistema cierra la sesión y muestra la pantalla para ingreso
Se presiona Cancelar o la tecla escape y el sistema
consulta si se desea entrar nuevamente en sesión
Respondiendo No el sistema pregunta si se desea salir
Confirmando con SI se cierra el punto de venta
ADMINISTRACION
Para manejar la
información del sistema y realizar movimientos de inventario se puede utilizar
le módulo de administración que se encuentra disponible en el menú de la
derecha en el botón Admin
Seleccionando la
opción Información del Sistema se accede a un nuevo menú de tablas para
consultar, agregar, modificar y eliminar datos.
Productos permite
acceder a una lista de los productos ingresados
Marcando el titulo
de la columna es posible cambiar el orden de la lista y habilitar la búsqueda
de información por el campo seleccionado.
Doble click sobre
una línea habilita a modificar la información del producto.
El botón Inventario
/ Costos permite modificar la información de costo y margen para llegar al
precio de venta. Ingresar la unidad de medida de compra y registrar el punto de
pedido
Presionando GUARDAR se registran los cambios
ingresados
PROVEEDORES
En la lista de información del sistema, la opción
Proveedores permite crear nuevos proveedores. Seleccionando el botón NUEVO se
crea un nuevo registro para un proveedor
Guardar y Retornar regresa al menú de opciones
INGRESO DE COMPRAS
En el menú principal del módulo de administración se
encuentra la opción MOVIMIENTOS DE INVENTARIO que permite el ingreso de compras
para actualizar el inventario de los productos
Se debe ingresar el numero de comprante de compra y
seleccionar el proveedor de la lista desplegable. Se puede modificar la fecha
de la operación y agregar una leyenda libre con comentarios sobre la
transacción
Es importante ingresar el total del documento ya que
el sistema controlara el total de los ítems ingresados para que coincida con
este valor
Doble click sobre un
producto en la lista de la derecha lo agrega al detalle
Con el botón AGREGAR
PRODUCTO se pueden agregar más líneas y en casillero de buscar se puede ingresar
la descripción de un ítem a agregar siempre seleccionándolo con doble click en
la lista
Una vez finalizado
el ingreso de todos los productos con el botón GUARDAR COMPRA se confirma la
transacción y se actualiza el inventario
Ingresando nuevamente
en información del sistema, en productos y en el detalle de inventario de un
ítem, se puede ver en la solapa de inventario el detalle de los movimientos del
ítem, con la compra recién registrada
REPORTES
En el menú principal del módulo de administración se
encuentra la opción REPORTES que permite consultar e imprimir informes de las
transacciones ingresadas al sistema
Seleccionando
REPORTES el sistema presenta una lista de los informes disponibles.
Seleccionando un reporte se presenta una ventana que permite ingresar una fecha
inicial y final para filtrar el rango de transacciones a recuperar. Presionando
el botón RECUPERAR se podra visualizar una vista previa de cómo se emite el
reporte y avanzar entre sus multiples paginas
Presionando el botón
de IMPRIMIR el sistema solicitara se ingrese la impresora de destino donde se
emitirá el reporte impreso
Seleccionando
REPORTES el sistema presenta una lista de los informes disponibles.
Seleccionando un reporte se presenta una ventana que permite ingresar
CIERRE DE TURNO
El sistema denomina a un día de trabajo JORNADA y
dentro de ella pueden existir múltiples subtotales parciales denominados
TURNOS. Por ejemplo, un cajero trabaja de 8 a 14, finaliza su turno, cuenta el
dinero y realiza un cierre de turno; a continuación, el cajero que lo reemplaza
inicia un nuevo turno de 14 a 20 horas y al finalizar realiza otro cierre de
turno, como es el final de la jornada se realiza la operación CIERRE DEL DIA.
Este dia de trabajo contara con dos turnos y cada uno de ellos consta de
rendiciones independientes que detallan el total de la venta con la división en
medios de pago, estadísticas por departamento e impuestos y otros reportes de
control.
Cuando un operador ingresa en sesión al iniciar el día
de trabajo el sistema crea de manera automática un turno. Cada transacción que
se registra en el sistema es responsabilidad del operador que se encuentra en
sesión, si existen camareros que cobran de manera independiente, estas
transacciones también son registradas en el turno, pero a nombre de cada uno de
los responsables. Si un operador sale de sesión e ingresa un nuevo cajero sin
cerrar el turno entonces el sistema mantendrá subtotales separados de lo
cobrado por cada uno de ellos y lo reflejara de esta manera el realizar el
cierre
Para realizar el cierre de turno se debe acceder al
menú de documento presionando la tecla ATRÁS
En la ventana de documentos presionar la techa SESION
a la derecha
Aparece una lista de opciones del menú de sesion,
seleccionar CIERRE DE TURNO, si no se han cerrado todas las mesas el sistema
presentara un mensaje de error
En este caso es necesario cobrar todas las mesas
abiertas para poder realizar el cierre de turno. Si no hay mesas abiertas el
sistema solicitara confirmación para continuar
Confirmando la operación el sistema emite varios
comprobantes con el total de ventas por medio de pago para cada operador que
haya registrado transacciones en este punto de venta y un resumen del turno.
También se emite un reporte estadístico de ventas con la información resumida
del turno y otro con estadísticas de venta por mesa.
La información que se refleja en los reportes incluye
todas transacciones generadas en el punto de venta desde el ultimo cierre de
turno. Normalmente esto corresponde a la venta parcial del día, pero si no se
realiza el cierre de turno al finalizar el día, los totales se continúan
acumulando al día siguiente con lo que pueden abarcar varias fechas.
Si se ha configurado en el sistema el envió por correo
electrónico los reportes de cierre y otros reportes seleccionados se envían por
ese medio a las cuentas de destino ingresadas además de imprimirse localmente.
Al finalizar con éxito el cierre de turno el sistema
consulta si se desea realizar un cierre del día. Solo se debe responder
afirmativamente si se trata del ultimo turno del día, de esta manera se emite
un reporte resumen de los turnos operados y se cierra la jornada.