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Instalación CheckOUT Easy Restaurant
Requisitos Mínimos de
Hardware y Software
CheckOUT Easy requiere de un POS o computadora compatible
con Windows que cumpla con los siguientes requisitos
·
Procesador al menos 1Ghz de velocidad
·
1 Gb de memoria RAM (2Gb o más recomendado)
·
10 Gb disponibles en espacio de almacenamiento (32Gb
o más recomendado)
·
Alguna de las siguientes versiones del sistema
operativo Windows XP, Vista, 7, 8, 10 en todas las versiones de 32 o 64 bits.
Windows Server 2003,2008,2012,2016
·
Acceso a internet
Emisión de comprobantes y
dispositivos de punto de venta
CheckOUT Easy configura la emisión de comprobantes en la
impresora Windows que este configurada por defecto en el sistema. Recomendamos
instalar la impresora a utilizar y verificar su funcionamiento con una pagina
de prueba antes de instalar el software.
Recomendamos además, antes de instalar el software
CheckOUT, instalar y probar los dispositivos específicos de punto de venta como
display de cliente, balanzas, lectores de código de barras, etc.
Base de Datos
CheckOUT Easy utiliza el motor de base de datos Microsoft
SQL Server 2008R2 express que es instalado de manera automática con el sistema
con un nombre de instancia privado. Se recomienda no ejecutar otros sistemas de
base de datos en el mismo equipo para evitar problemas de compatibilidad
Control de cuentas de
usuario (UAC)
Windows implementa en sus mas recientes versiones un
recurso de seguridad que obliga a los usuarios a confirmar al realizar tareas
que modifiquen archivos o configuraciones. Este control debe ser desactivado
antes de instalar el software CheckOUT (puede ser reactivado una vez finalizada
la instalación y configuración del software)
La desactivación de la función de UAC puede realizarse en
el panel de control -> Cuentas de Usuario y protección infantil ->
Cuentas de Usuario -> Cambiar configuración de control de cuentas de
Usuarios. Se debe deslizar el control hasta abajo donde muestra desactivado.
Luego de confirmar es necesario reiniciar el equipo para que sea efectivo el
cambio.
Si no se desactiva esta propiedad el instalador del
software CheckOUT lo detectara y presentara este mensaje de error cancelando el
proceso de instalación.
Luego de confirmar el error el instalador presentará una
ventana para finalizar la instalación. Presionar el botón Deshabilitar UAC y Reiniciar
para que el instalador aplique el cambio. El reinicio es requerido para que la
desactivación de la función de control de acceso de usuarios sea efectiva. Luego
de reiniciar comenzar nuevamente la instalación del software
Es importante ejecutar el instalador setup_checkout50.exe
usando la opción Ejecutar como Administrador… Este comando está disponible
haciendo click con botón derecho sobre el archivo.
1.
El instalador del software
checkout para todas las versiones es el archivo "setup_checkout50.exe".
Puede descargarse de la página web de checkout en el siguiente enlace:
http://www.checkout.com.ar/descargas.php
O utilizar CD
original de instalación se procede a ejecutar el programa de instalación del
sistema Checkout. Debe asegurarse que el usuario en sesión tiene derechos de
administrador, de todas maneras, se recomienda hacer click con el botón derecho
del mouse sobre el archivo de instalación y seleccionar ejecutar como
administrador
Es posible que
Windows presente una ventana solicitando confirmación de la ejecución del
programa. En ese caso se debe confirmar para continuar con la instalación.
La primera tarea que
se ejecuta es la descompresión de archivos. Se deberá contar con al menos 1
Gigabyte de espacio disponible en el disco rígido para poder completar la
instalación, de todas maneras, es recomendable tener 15 GB libres para poder
utilizar el sistema.
Una vez que se
descomprimen los archivos del instalador, el programa consulta el idioma de
instalación; se puede optar por español o inglés.
2.
Seleccionamos la primera
opción y continuamos.
Este proceso
simplemente copia los archivos al equipo destino e instala el motor de base de
datos. Este mismo instalador sirve para todas las versiones de Checkout, tanto
sea POS, Restaurant, Store, Hospitality. Si no se ha desactivado el control de
cuentas de usuario se presentara en este punto un mensaje de error. Ver capitulo anterior Antes de Instalar.
3.
En la pantalla principal
del instalador continuamos con Siguiente.
4.
Luego de leer el contrato
de licencia se debe seleccionar la opción para aceptar este contrato y luego
Siguiente para ir a la pantalla que consulta la carpeta de instalación.
Por defecto, el
sistema va a elegir el disco o unidad de almacenamiento que tenga mayor
capacidad disponible, en este caso "C:\CheckOUT\".
Pasamos a la pantalla siguiente y el sistema nos presenta con dos
opciones de instalación: Completa o Personalizada. Seleccionar la primer
opción: Completa
Durante el proceso de instalación el sistema aplica todos los
prerrequisitos para el motor de base de datos seleccionado y el motor de base
de datos en sí mismo. Este proceso puede demorar varios minutos.
5. Luego esperar unos momentos de
proceso de instalación el mismo finaliza de manera exitosa y simplemente hace
falta confirmar con el botón de finalizar para cerrar el programa de
instalación.
En este punto el sistema ya ha sido descargado en la computadora de
destino y solo resta configurarlo. Lo único necesario es iniciar el programa
por primera vez utilizando el acceso directo en el escritorio:
1. Abrimos el programa Checkout POS, del
cual el instalador creo un acceso directo en el escritorio.
El sistema presenta una ventana de bienvenida donde se pueden
seleccionar el idioma, país y el producto a instalar.
Seleccionando Instalación Nueva se puede configurar cualquiera de los
productos de CheckOUT en instalaciones de una sola estación o con un servidor y
múltiples terminales.
La opción Demostraciones permite instalar una base de datos
preconfigurada de Retail o Restaurant que permite utilizar la aplicación con
datos de prueba sin necesidad de ingresar información.
En la lista desplegable de localización se puede seleccionar el país
para ajustar la moneda, impuestos y requerimientos legales.
Presionando la imagen de Easy Restaurant se instala de manera directa esta
versión para una sola estación
Lo primero que realiza el sistema es crear una base de datos de
producción conectada al servidor y copiar los archivos que permitirán por
primera vez ejecutar el sistema. Inmediatamente después se ejecuta el Asistente
de Configuracion CheckOUT (ACDC).
En la ventana completar la información de la empresa y la tasa de
impuestos a aplicar que depende de la localización seleccionada. También se
podrá ingresar el identificador impositivo (FEIN, CUIT, RUT, RUC, RFC, NIT,
etc) dependiendo del país seleccionado.
Esta información será utilizada en el comprobante de ventas y otros
informes que genera el sistema. Puede ser modificada luego en el sistema
Por ultimo se debe ingresar la contraseña del usuario 1 administrador
que será solicitada luego para ingresar al sistema. Es importante recordar la clave ingresada ya que una vez ingresada no
será posible consultarla y solo se podrá cambiar una vez que se entre al
sistema.
Por
último, presionamos Siguiente y el sistema pasa a guardar la información
recientemente especificada en el Servidor.
Cuando
se termina de guardar la configuración en el servidor el sistema nos invita a
salir y así se inicia el programa por primera vez.
Luego de finalizar el asistente de
configuración el sistema ingresara por primera vez al sistema. En este punto se
presentará una ventana solicitando instrucciones para evaluar o activar la
aplicación:
Puede seleccionar una de las tres opciones:
·
Evaluar el software
por 45 dias: Permite utilizar el software en modo de demostración por 45 dias con
restricciones. Es ideal para conocer mejor el programa antes de adquirirlo pero
no es posible utilizarlo en producción.
·
Solicitar una clave
de activación luego: Permite utilizar el sistema durante 7 dias sin
restricciones. Es útil para instalar el sistema y gestionar luego la compra de
la licencia.
·
Solicitar una clave
de activación ahora: Presenta una ventana para ingresar la licencia del
producto y activarlo.
Esta consulta se realiza solamente la primera vez que
ingresa. El producto puede ser activado en cualquier momento posterior aunque
se haya seleccionado la opción de demostración de 45 dias.
La pantalla de inicio presenta una ventana para
ingresar el usuario del sistema y su contraseña. El usuario que crea el
asistente de instalación es el numero 1 y la clave es la ingresada en el paso
anterior.
El sistema presenta
una ventana vacía sobre la cual se construirá el plano de mesas (si el restaurant no opera con mesas
consultar el documento Configuración de CheckOUT Easy Restaurant para cambiar
el modo de trabajo)
Para definir las
mesas presionar el botón Editar Plano en el sector de la derecha de la pantalla
Aquí se presenta una
herramienta que nos permite definir nuevas mesas, el plano de base y la
disposición de las mismas.
Presionando el botón
+ debajo de plano el sistema permite seleccionar un archivo de imagen que
contiene una planta que será utilizado como base para posicionar las mesas que
genera el sistema.
Seleccionaremos una
imagen que será utilizada como el plano de fondo, la cual podemos diseñar con
un programa de diseño o utilizar un plano provisto por el arquitecto
responsable del diseño del establecimiento.
Luego indicaremos
cuántas mesas deseamos tener en este mismo nivel, en este caso 10 mesas; y el
número inicial de mesa, en este caso 1.
Presionamos el botón
de Crear Mesas y a continuación presionamos el botón de Edición de Planos de
Mesas que nos permitirá diseñar el plano indicando la posición de cada mesa.
Sobre cada mesa
posicionamos el mouse sobre el cuadrado que representa una mesa, presionamos y
mantenemos presionado el botón DERECHO del mouse moviéndola a su nueva posición
(arrastrar).
Se repite la operación con
cada una de las siguientes mesas hasta que el plano refleje la disposición
física del salón
Una vez finalizado se
presiona Guardar y luego Cerrar para finalizar el trabajo con el editor. En la ventana
siguiente presionamos Salir para finalizar la definición de mesas El sistema
muestra ahora una planta del local con cuadrados blancos que reflejan la
posición y el estado de cada mesa
Para acceder a una
de las mesas recientemente creadas simplemente se hace click en el touchscreen o
con el Mouse.
En la apertura de
una mesa el sistema solicita la cantidad de cubiertos (clientes) que se
servirán a fines de calcular una estadística de promedio de venta por comensal.
A continuación, el
sistema solicite se identifique el camarero que servirá esta mesa. Solamente se
encuentra disponible el camarero Unico que es la opción por defecto.
Presionando el botón
+Camarero se pueden agregar los camareros
Se indica el nombre,
se puede crear una contraseña o asociar una tarjeta de seguridad y de esa
manera acceder a identificarse pasando una tarjeta de banda magnética.
Adicionalmente se puede asociar una imagen del camarero y así visualizarlo en
la ventana de selección de camarero. El sistema permite crear en este punto una
cuenta asociada de manera tal que todas las ventas realizadas por este mesero
sean rendidas por el mismo mesero y así lleve un control del dinero recaudado
por el mesero, esta opción se utiliza en el caso que los meseros manejen
billetera.
Finalmente presionamos
Guardar y Retornar para volver a la ventana anterior
Repitiendo la secuencia con
+Camarero se puede agregar todo el personal
Para continuar
seleccionamos un camarero haciendo click en su imagen.
La ventana muestra
el Total de la venta, una lista de los productos adicionados a la mesa, posee
un espacio momentáneamente vacío para mostrar los productos del Menú
Touchscreen y a la derecha presenta columnas con un menú de acciones.
En este caso todavía
no se ha ingresado un menú, es posible comenzar a hacerlo con el botón de +Producto
Se presenta una
ventana de ingreso de información.
Se puede asociar un
código de barras al producto y de esa manera venderlo mediante un scanner.
De otra manera
simplemente ingresamos la descripción y es posible asociar un departamento, se
puede utilizar uno predefinido o crear uno nuevo con el botón + para registrar
nuevos departamentos o seleccionar uno de los presentados a la derecha y
cambiar su nombre, por ejemplo, a Bebidas.
Los departamentos
pueden ser utilizados también como medios de acceso a los productos en el
Touchscreen. Probablemente se tengan muchos más items en nuestro menú de los
que se pueden visualizar en la pantalla táctil se pueden agrupar esos productos
utilizando los departamentos.
Si creamos un grupo
asociado al departamento y lo guardamos podremos observar que en nuestro menú
principal se crea una agrupación con el mismo nombre del departamento,
asociando los productos creados al departamento.
Podemos crear un
código alternativo para este producto de precisarlo.
Ingresamos el precio
de venta y el sistema trae la tasa impositiva por defecto, si fuera diferente
es posible modificarla.
Podemos asociar un
nuevo proveedor para este producto y así obtener información de ventas por
proveedor y diversos reportes.
rearemos un
proveedor utilizando el botón + y la opción Nuevo. Indicamos la información que
creemos necesaria y presionamos Guardar y Retornar.
No es necesario
definirlo cada vez que se carga un producto, al haberlo definido una vez luego
puede ser seleccionado de la lista desplegable.
Aquí se selecciona
si se desea enviar comandas a los centros de producción cuando se selecciona
este producto, en este caso está marcada la opción de No enviar ya que no
poseemos centros de producción definidos.
Utilizamos la tecla
+ y creamos nuestros Nuevos centros de producción, indicamos una descripción y
asociamos la impresora correspondiente de las asociadas al sistema, en este
caso una que "imprime" en formato digital y adicionalmente se
selecciona el formato específico para el modelo que deseamos utilizar, de
cualquier manera la mayoría de las impresoras térmicas son compatibles con el
formato de Epson. Una vez creado el sector presionamos Guardar y Retornar para
volver a la ventana de carga de productos.
Luego agregaremos
una imagen de una base de imágenes precargadas en la carpeta
"Products" dentro de la carpeta del programa, de no ingresar una
imagen el sistema mostrará el texto de la descripción en su lugar.
Presionamos Guardar
y el sistema muestra nuevamente la ventana de venta
Tenemos por un lado
un grupo definido, en este caso Bebidas, y dentro del mismo un producto, el
cual simplemente marcándolo se lo agrega a la venta.
Agregaremos otro
producto.
Observen que el
sistema repite los datos de último producto creado, de esta manera se facilita
la carga de productos similares.
Ya que agregaremos
otra bebida sólo es necesario cambiar la descripción, en este caso descartar la
imagen y asociar las preparaciones.
Es posible agregar
preparaciones a los productos de manera que los camareros posean una lista de
comentarios preestablecidos al momento de enviar instrucciones al centro de
producción. Para ello se selecciona en la lista desplegable de Preparaciones la
opción Posee Preparacion
Es conveniente
agrupar las preparaciones en grupos de manera de no repetir la definición de
los comentarios en cada ítem. Se puede crear un grupo de preparaciones para
bebidas que contenga las instrucciones mas frecuentes de este tipo de productos
El grupo se crea
usando el botón de Agregar Grupo y el nombre se escribe de manera directa en la
pantalla.
Las instrucciones se
agregan al grupo seleccionado con el botón Agregar Preparacion
Guardamos el producto y
observamos que ahora tenemos un segundo ítem dentro
de la misma agrupación
Bebidas.
Con la opción de
Atrás volvemos al menú principal donde podemos observar el grupo Bebidas.
Crearemos un nuevo
producto de manera tal de crear un nuevo grupo.
Creamos una entrada
para un plato de parilla y le asociaremos un nuevo departamento exclusivo para parrilla,
seleccionamos que se crea un grupo relacionado al departamento.
Indicamos el precio
del producto, podemos cambiar el proveedor y crear un nuevo sector de comandas,
en este caso el pedido irá a la cocina, se define la impresora y el formato de
impresión.
Al igual que en los
anteriores productos se le pueden asociar preparaciones, pero en este caso
indicaremos que están son obligatorias ya que es importante que el camarero
ingrese la preferencia de cocción al pedir el plato
Elegimos la opción
Debe seleccionar una preparación y creamos entonces un nuevo grupo de
preparación para las temperaturas de la carne.
Marcamos además a la
derecha del nombre del grupo TEMPERATURAS la marca de Mand? que implica que el
operador esta obligado a elegir al menos la cantidad marcada de preparaciones,
en este caso 1
Otro uso de las
preparaciones es para agregar ingredientes o adicionales a un producto pero que
deben ser reflejados como un ítem separado y que tienen impacto en el
inventario.
Agregamos al
churrasco las posibles guarniciones que puede elegir el cliente para acompañar
el plato y las marcamos con el indicador Modif? que asocia la leyenda ingresado
con un articulo modificador que inclusive puede tener un precio adicional
Nos aseguramos que estén
marcados los dos nuevos grupos de preparación, temperaturas y guarniciones y
presionamos Guardar para regresar a la pantalla de venta
Para agregar
información adicional o modificar los datos existentes se puede utilizar le
módulo de administración que se encuentra disponible en el menú de la derecha
en el botón Admin
Seleccionando la
opción Información del Sistema se accede a un nuevo menú de tablas para
consultar, agregar, modificar y eliminar datos.
Productos permite
acceder a una lista de los productos ingresados
Marcando el titulo
de la columna es posible cambiar el orden de la lista y habilitar la búsqueda
de información por el campo seleccionado.
Doble click sobre
una línea habilita a modificar la información del producto.
Para crear nuevos
usuarios del sistema y asignar diferentes niveles de seguridad se utiliza la
opción Operadores
Cada operador tiene
un nombre corto denominado Alias que se utiliza para identificar el usuario.
Adicionalmente el sistema asigna un numero de operador. Ambos datos se pueden
utilizar para acceder al sistema o autorizar operaciones. El nivel de seguridad
se asigna asociado en nuevo operador aun grupo. Solamente los administradores
pueden acceder al módulo de administración, a cambiar la configuración y a la
creación de nuevos productos.
Se recomienda utilizar
el grupo Operadores para los
usuarios que actúan como cajeros y no deben tener acceso a cambiar información.
Supervisores para los usuarios que
pueden autorizar operaciones que son puntos de control (descuentos,
anulaciones, rendiciones)
Se debe ingresar una
contraseña y verificarla repitiéndola a continuación.
El id Tarjeta
permite registrar el identificador de una banda magnética en una tarjeta de
seguridad que se puede luego utilizar para acceder al sistema o autorizar
operaciones.
En el documento Operación Check Easy Restaurant se
describe como utilizar el sistema para ingresar ordenes, generar comprobantes
de venta, administrar las mesas y realizar el cierre de turno.
En el documento Configuración Check Easy Restaurant se describe como adaptar el sistema para
ajustarse mejor a la forma de trabajar del cliente. Se puede modificar la
impresora y otros dispositivos de hardware asociados, modificar los niveles de
seguridad que requiere cada operación y configurar el envió de informes por
correo electrónico durante el cierre de turno