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Apéndice - Ejemplos prácticos - Emisión de Comprobantes

 

Desde la opción de emisión de comprobantes además de poder confeccionar documentos de venta es posible armar Presupuestos para el cliente, Pedidos y Remitos. Esto lo hacemos seleccionando de la lista desplegable el documento deseado o bien presionando los botones correspondientes a cada una de estas opciones. En esta sección se mostrará como emitir un presupuesto para el cliente, como convertirlo en un remito y luego la forma de pasar ese remito a una factura para el cliente. Además se verá un ejemplo de cómo hacer un ticket. Por último se muestra como realizar un cierre de turno y la forma de forzar un cierre z.

 

 

¿Cómo armar un presupuesto para el cliente?

Para ello debemos elegir de la lista de documentos el Presupuesto. Luego seleccione el vendedor y el cliente a quien le este armando el presupuesto. En caso que el mismo no exista puede agregarlo al sistema presionando el botón Nuevo o la tecla F3. Si necesita buscarlo por otro criterio que no sea apellido y nombre puede hacerlo a través del botón Buscar o la tecla F2.

 

 

En caso de necesitar cambiar o completar alguna información del cliente, como por ejemplo la dirección, teléfono y demás, lo puede hacer directamente rescribiendo los que se presentan en la pantalla de emisión.

 

Una vez completados los datos principales del documento debemos ingresar el detalle de los productos, para esto tenemos que pasar a la solapa “DETALLE”. En ella mediante el botón Nuevo o F3 agregamos una nueva línea para el ingreso de los artículos. En la línea de cada producto es posible cambiar su precio unitario, cantidad y en caso que posea, los recargos o descuentos a aplicar.

 

 

Finalmente pasamos a terminar el presupuesto, guardándolo y de ser necesario imprimirlo y/o enviarlo al cliente por e-mail. Para esto tenemos que pasar a la tercer solapa “IMPORTES Y MEDIOS DE PAGO”, donde se muestran los totales discriminados por los distintos impuestos. En este caso por ser el presupuesto un documento el cual no requiere del ingreso de medios de pago, simplemente para terminar debemos presionar el botón GUARDAR o F10.

 

 

El sistema mostrará entonces una ventana para seleccionar la impresora donde deseamos imprimir el documento, pudiendo ser esta acción rechazada mediante el botón CANCELAR. Luego de ello el sistema ofrecerá enviar el presupuesto por e-mail al cliente, pudiendo esta acción también ser cancelada mediante el botón SALIR.

 

 

 

¿Cómo convertir un Presupuesto del cliente en un Remito?

 

Para ello tenemos que elegir el documento REMITO de la lista desplegable, seleccionar el cliente y presionar el botón PRESUPUESTOS, que esta ubicado en la barra principal de la ventana de emisión de comprobantes.

 

 

Hay una ventana para tomar datos de otro documento, como pedidos, presupuestos o remitos. En este caso son presupuestos. La misma cuenta con una serie de filtros, los cuales nos permiten encontrar con más facilidad el comprobante requerido. Estos se componen de rango de fechas, el tipo de documento, la sucursal y cliente. También posee una marca para mostrar los movimientos que se encuentran vencidos.

 

Una vez encontrado el presupuesto deseado, debemos marcarlo haciendo un click en el tilde de la izquierda, y finalmente presionar el botón IMPORTAR para transferir la información del mismo al nuevo documento.

 

 

En la ventana se muestra el detalle del presupuesto que se importó pudiendo modificarlo, ya sea agregando o quitando artículos o bien editar cualquiera de los datos como cantidad o precio unitario.

 

 

Por último pasamos a finalizar el remito, guardándolo y de ser necesario imprimirlo. Para esto tenemos que pasar a la tercer solapa “IMPORTES Y MEDIOS DE PAGO”, donde se muestran los totales discriminados por los distintos impuestos. En este caso por ser el remito, al igual que el presupuesto y el pedido, un documento el cual no requiere del ingreso de medios de pago, simplemente para terminar debemos presionar el botón GUARDAR o F10.

 

 

El sistema mostrará entonces una ventana para seleccionar la impresora donde deseamos imprimir el comprobante, pudiendo ser esta acción rechazada mediante el botón CANCELAR.

 

¿Cómo convertir un Remito en una Factura?

Al igual que en el punto anterior, tenemos que elegir el documento FACTURA de la lista desplegable, seleccionar el cliente, el vendedor si lo deseamos y presionar el botón REMITOS, que esta ubicado en la barra principal de la ventana de emisión de comprobantes.

 

 

Existe una ventana para tomar datos de otro documento, como pedidos, presupuestos ó remitos. En este caso es un remito. Como se menciono anteriormente, esta cuenta con una serie de filtros, los cuales permiten encontrar con más facilidad el comprobante requerido. Estos se componen de rango de fechas, el tipo de documento, la sucursal y cliente. También posee una marca para mostrar los movimientos que se encuentran vencidos.

 

Una vez encontrado el presupuesto deseado, debemos marcarlo haciendo un click en el tilde de la izquierda, y finalmente presionar el botón IMPORTAR para transferir la información del mismo al nuevo documento.

 

 

En la misma se muestra el detalle del remito que se importó pudiendo modificarlo, ya sea agregando ó quitando artículos ó bien editar cualquiera de los datos como cantidad ó precio unitario.

 

 

Por último pasamos a finalizar la factura, guardando e imprimiéndola. Para esto tenemos que pasar a la tercer solapa “IMPORTES Y MEDIOS DE PAGO”, donde se muestran los totales discriminados por los distintos impuestos. En este caso, el documento FACTURA, requiere del ingreso de medios de pago, por lo tanto, no es posible guardar el comprobante sin antes especificar el ó los medios de pago que cubren el mismo. En este momento también si lo deseamos podemos hacer un recargo ó descuento general por porcentaje o importe fijo, en este ejemplo se aplicó un descuento por porcentaje del 10%, para ello hay que ingresar este valor en negativo ( -10 ).

 

 

¿Cómo aplicar distintos formas de pago para saldar el comprobante?

El sistema permite aplicar a un comprobante múltiples formas de pago. En este ejemplo utilizaremos EFECTIVO PESOS para pagar $55.26 y el resto ( $100 ) se aplicarán con tarjeta de crédito VISA 3 CUOTAS. Para el pago en efectivo pesos podemos utilizar el botón de acceso rápido asignado al mismo, de la siguiente manera, digitamos el monto de $55.26 en INGRESE EL MONTO A APLICAR y luego presionamos el botón EFECTIVO que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. De esta forma se aplican $55.26 a EFECTIVO PESOS.

 

 

En la siguiente imagen podemos observar como se registró el pago ingresado y el importe que aún queda por pagar, y será hecho a continuación con Tarjeta de Crédito.

 

 

Ahora para aplicar el monto restante tenemos que hacer un click con el botón izquierdo del mouse sobre la Forma de Pago TARJETA DE CREDITO en la lista que se encuentra en la parte inferior-izquierda de la pantalla de emisión de comprobantes. Una vez realizada esta acción, el sistema mostrará los distintos medios de pago, que en este caso, son las distintas tarjetas de crédito habilitadas. En esta lista seleccionamos y hacemos un click sobre VISA y se nos presenta la variedad del medio de pago seleccionado.

 

 

Haciendo 2 clicks sobre la variedad de medio de pago deseada o seleccionado la misma con un click y luego presionando cualquiera de los 2 botones APLICAR PAGO se hace efectivo el pago.

 

 

En este caso se eligió la variedad de medio de pago VISA 3 CUOTAS para completar los $ 100.00 que estaban quedando por pagar. Ahora que el comprobante esta totalmente pago podemos proceder a guardarlo e imprimirlo mediante el botón GUARDAR.

 

 

El sistema mostrará entonces una ventana para seleccionar la impresora donde deseamos imprimir el comprobante, pudiendo ser esta acción rechazada mediante el botón CANCELAR.

 

¿Cómo emitir un ticket desde la opción de emisión de comprobantes?

 

Al igual que cualquiera de las opciones anteriores, para empezar debemos seleccionar de la lista desplegable el documento que deseamos emitir, en este caso, TICKET. Luego de ello, si es necesario, elegimos el vendedor y pasamos a la segunda solapa “DETALLE” ya que para este tipo de documento no necesitamos la especificación de un cliente.

 

 

En esta solapa cargamos los artículos de la venta, recordando que mediante el botón Nuevo o F3 agregamos una nueva línea para el ingreso de los artículos y con el botón Eliminar o F6 quitamos la línea seleccionada. En la línea de cada producto es posible cambiar su precio unitario, cantidad y en caso que posea, los recargos o descuentos a aplicar.

 

Finalmente pasamos a la tercer solapa “IMPORTES Y MEDIOS DE PAGO”, donde se muestran los totales discriminados por los distintos impuestos. Una vez completadas las formas de pago del ticket procedemos a guardar e imprimir el comprobante de la venta. Para mayor información de cómo pagar un documento referirse a “¿Cómo aplicar distintos formas de pago para saldar el comprobante?”.

 

 

¿Cómo emitir un cierre de turno?

El cierre de turno es un proceso que le indica al sistema que los usuarios concluyen su operatoria y debería emitirse una vez al día cuando se termine la operatoria de venta. Como en toda operación, el sistema proporcionará un comprobante con el detalle que debería rendir cada operador ( Informe de Totales del Día ), además del comprobante del cierre de caja “X” y “Z” con los totales de esa caja ( estos 2 últimos sólo en el caso de contar con una Impresora Fiscal). Este proceso también fuerza el cierre de rendición de los operadores quienes tengan rendiciones pendientes.

 

 

Para ello debemos dirigirnos al menú "Sesión - Cierre de Turno" de la barra de menú.  Por ser esta una operación que requiere la autorización de un supervisor el sistema nos pedirá que se ingrese el nombre de usuario y la contraseña, de lo contrario no podremos emitir el cierre de turno así como tampoco el informe de totales del día.

 

 

Luego de confirmada la autorización, el sistema proporcionará la ventana de cierre de turno , la cual consta en su lado izquierdo del “Informe de Totales del Día” que resume los Totales por Medio de Pago separados por operador y al final del mismo los Totales Generales por medio de pago para TODOS los operadores que trabajaron en ese día y caja y a la derecha de este reporte se encuentra la lista de “Operadores con Rendiciones Pendientes”.

 

 

¿Cómo forzar un cierre Z?

Esta es otra de las opciones disponibles que se encuentra en el menú "Sesión - Forzar Cierre Z" de la barra de menú. La misma puede usarse en caso de poseer una impresora fiscal y sólo cuando no sea posible emitir el cierre de turno correspondiente. Al igual que el cierre de turno esta operación requiere de la autorización de un supervisor, por lo tanto, el sistema nos pedirá que se ingrese el nombre de usuario y la contraseña, de lo contrario no podremos llevarla a cabo.

 

 

Para iniciar el proceso debemos presionar el botón Emitir Cierre. Una vez finalizado se nos indicará en la barra de estado el resultado del mismo.

 

 

 

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